Importazione dati

Puoi importare rapidamente alcuni dei dati principali, quali ad es. prodotti, o quantità di magazzino tramite la compilazioni di file CSV, XLS o XLSX. Per farlo dal menù principale menu.png seleziona Impostazioni -> Importazione dati.

Schermata_principale.png

Questa schermata, inizialmente vuota, riporterà a seguito delle operazioni, uno storico delle importazioni precedenti, suddivise per righe.

Per procedere all’importazione di un nuovo file, premi il bottone Schermata_2021-01-27_alle_12.11.26.png in fondo alla schermata. 

nuova_importazione.png

Vediamo di seguito cosa indicano le singole voci riportate nella schermata:

Tipo importazione Permette di scegliere che tipo di elementi importare (al momento PRODOTTI, o MOVIMENTI DI MAGAZZINO, ma saranno disponibili ulteriori opzioni con le versioni future di Scloby)
Sorgente importazione

Al momento l'importazione è eseguibile solo da file, ma potrebbero essere disponibili ulteriori opzioni con le versioni future di Scloby

scegli.png Permette di scegliere il file che si desidera importare
Separatore decimali Verifica se il separatore dei decimali è impostato correttamente. In Italia ed in gran parte dell'Europa si usa la virgola come separatore decimale (es.: 1.234.567,89), ma considera che file esportati da altri gestionali potrebbero utilizzare il punto.
Tipo file

Sono supportati i seguenti formati:

  • Excel dalla versione 97 alla 2003  (estensione .xsl)
  • Excel dalla versione 2007 alla 365 (estensione .xlsx)
  • File di testo con separatore o a larghezza fissa (estensione.csv) 

Nel caso di file CSV sarà richiesto selezionare alcune informazioni aggiuntive.

import_csv.png

Vediamo di seguito le due tipologie di separazione:

 

SEPARATI DA VALORI

È importante scegliere il "Separatore di colonna" tra i dati e gli eventuali simboli che racchiudono i dati stessi, indicati dalla voce "Delimitatore di stringa".

Vediamo qualche caso di uso comune. Negli esempi abbiamo ipotizzato che il caricamento dei prodotti venga effettuato da un file CSV con i dati NOME, PREZZO1 e ALIQUOTA IVA:

STRINGA CARICATA

SEPARATORE

DELIMITATORE

Nome, prezzo1, aliquota IVA

virgola

Non racchiusi

Nome; prezzo1; aliquota IVA

Punto e virgola

Non racchusi

Nome prezzo1 aliquota IVA

Tabulazione

Non racchiusi

“Nome”, “prezzo1”, “aliquota IVA

Virgola

Virgolette

‘Nome’, ‘prezzo1’, ‘aliquota IVA’

Virgola

Apice

N.B. In caso di esportazione di dati già presenti su Scloby, in formato .CSV, in fase di importazione separatore e delimitatore verranno impostati automaticamente, pertanto mantieni la separazione per per valori, così come impostata nell'immagine sopra. Per maggiori dettagli in merito all'esportazione dei dati consulta anche Introduzione al modulo Prodotti 

 

LARGHEZZA FISSA

Per file di testo a larghezza fissa si intende un file ASCII (solitamente con estensione .TXT) in cui ogni campo ha una dimensione ed una posizione sulla linea ben definita. Per capire il funzionamento proviamo a creare un filtro chiamato Import CLIENTI da file di testo a larghezza fissa. Di seguito un esempio:

Ragione sociale      Località     Prov   Naz   Telefono       FAX           
PEROZZI GIORGIO      CESENA       FC     IT    0547-111111    0547-234343  
NECCHI GUIDO         RIMINI       RN     IT    0541-222222    0541-342343

Il campo ragione sociale è largo 21 caratteri, località 13 caratteri, provincia 7 caratteri, nazione 6 caratteri, telefono 15 caratteri e fax 11 caratteri. Di conseguenza andremo ad impostare come separazioni le seguenti: 21;13;7;6;15;11

 

Una volta scelta la tipologia di file da importare seleziona Schermata_2021-01-27_alle_12.14.11.png in alto a destra per proseguire. Di seguito verranno spiegate nel dettaglio sia l'importazione prodotti, che l'importazione dei movimenti di magazzino.

 

IMPORTAZIONE PRODOTTI

Esportazione_4.png

La scherma visualizzata alla conferma dell'importazione è suddivisa in quatto colonne. Vediamo di seguito cosa rappresentano:

Colonna Il numero della colonna corrispondente sul file
Nome colonna Il nome assegnato alla colonna sul file. Può essere definito in modo autonomo in fase di compilazione del file. In caso di esportazione del file da Scloby, i valori saranno predeterminati sul CSV. Vedi anche Introduzione al modulo Prodotti
Esempio Il valore riportato nella prima riga del file. Fornisce un'anteprima dei valori che verranno importati
Valore Scloby Il valore da associare manualmente in fase di importazione e che dovrà corrispondere al NOME COLONNA assegnato precedentemente in fase di compilazione del file. Anche in questo caso se il file viene importato a seguito di una precedente esportazione da Scloby, i campi verranno associati automaticamente. Vedi anche Introduzione al modulo Prodotti

Nell'esempio riportato nell'immagine sopra, è rappresentata un'importazione tipica di un listino. I valori messi in evidenza sono quelli obbligatori (nome prodotto, aliquota IVA e prezzo principale), questo significa che sarebbero sufficienti per un'importazione molto basilare.

Per una maggiore comprensione trovi in allegato, in fondo alla presente guida, il file utilizzato per questo esempio, denominato "Importazione semplice prodotti". Può essere utilizzato come file di riferimento per la propria importazione.

Opzionalmente è possibile indicare anche la chiave primaria da utilizzare, utile esclusivamente se si intende aggiornare delle anagrafiche già presenti in Scloby.

Chiave_primaria.png

In caso di nuovi elementi puoi saltare questo punto.

Se alcun degli elementi importati dovessero essere già presenti è possibile decidere il comportamento da tenere secondo le opzioni proposte nel campo "In caso di elemento già esistente":

In_caso_di_elementi....png

Completati questi passi premere Schermata_2021-01-27_alle_12.14.11.png in alto a destra per proseguire.

Nella fase successiva viene richiesto di assegnare un nome all'importazione.

nome.png
Inserito il dato obbligatorio si potrà proseguire selezionando nuovamente Schermata_2021-01-27_alle_12.14.11.png. A questo punto verrà avviata l'importazione dei dati.

pianifica.png

Anche questa schermata è suddivisa in colonne, vediamo di seguito cosa rappresenta ogni elemento:

Stato Indicato lo stato di avanzamento dell'operazione. L'icona aggiornamento_in_corso.pngindica che il processo è ancora in corso, al termine verrà sostituita da conferma.png
Nome Il nome fornito durante l'operazione immediatamente precedente
Esecuzione Data e ora in cui è stato effettuato il processo
Tipo La tipologia di importazione effettuata (es. prodotti, o giacenze di magazzino)
Elementi Numero di elementi presenti all'interno della lista importata
Importati Elementi correttamente caricati
Errori Elementi non importati a causa di eventuali errori di compilazione

L'icona menu_prodotto_1.png alla destra della riga permette di accedere ad una serie opzioni aggiuntive.

sotto_menu.png

Di seguito viene spiegata ogni funzione nel dettaglio:

Scarica originale Permette di effettuare il download del file originariamente importato
Scarica errori Dà la possibilità di verificare quali siano stati gli errori riportati in fase di importazione. Un file in formato CSV riporterà la descrizione dei prodotti errati e delle relative motivazioni
Scarica log tecnico Un report utile per l'assistenza in caso di errori di particolare entità
Duplica Permette di ritornare alla fase di importazione del file, mantenendo le caratteristiche dell'importazione precedente. Utile dopo aver corretto il documento. In questo caso l'associazione con i valori di Scloby verrà mantenuta

Per avere un'idea generale di un'importazione più complessa, riportiamo in allegato alla presente guida il file denominato "Importazione articolata prodotti", all'interno del quale vengono riportati alcuni prodotti di esempio con una serie di informazioni opzionali. Sulla seconda scheda dello stesso file sarà presente una breve descrizione di tutti i campi associabili su Scloby, relative caratteristiche e link alle guide associate per ulteriori approfondimenti.

IMPORTAZIONE MOVIMENTI DI MAGAZZINO

Importazione_movimenti_evidenza.png

In questo secondo caso i valori obbligatori per l'importazione sono lo SKU (eventualmente l'ID prodotto) e le quantità da modificare. A proposito di quest'ultimo dato, la movimentazione effettuata prevede un carico, o uno scarico rispetto alla giacenza attuale. Pertanto la quantità verrà sommata, se il valore riportato nel file è positivo, sottratto se la quantità risulterà essere negativa (es. -60).

Anche per questa seconda tipologia di importazione riportiamo in allegato, in fondo alla presente guida, il file utilizzato per l'esempio riportato nell'immagine sopra, denominato "Importazione semplice movimenti".

Le operazioni da seguire per il completamento del processo sono identiche a quelle descritte in precedenza per l'importazione dei prodotti.

Altre domande? Invia una richiesta o chiama 011 070 1550

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